Iga tööandja peab mingi hetk puutuma kokku olukorraga, kus töötaja lahkub ettevõttest. Töösuhte lõpetamisel kaasnevad tööandja jaoks aga mitmed praktilised ning õiguslikud küsimused. Üheks selliseks küsimuseks on – kuidas tuleb tööandjal käituda töölt lahkunud töötaja meilipostkastiga.
Praktikas soovivad mitmed tööandjad jätta töötajale loodud e-posti tööle ka peale töötaja töölt lahkumist, kuivõrd ettevõtte kliendid võivad suhtlemiseks endiselt kasutada lahkunud töötaja e-posti aadressi ning klientide kirjad ei jõuaks postkasti sulgemisel kohale. Töötaja e-posti edasine kasutamine on võimalik üksnes töötaja nõusolekul. Nõusolek peab olema antud isiku vabal tahtel ning isikul peab olema võimalus nõusolek igal ajal tagasi võtta. Kui töötaja nõusolekut ei anna, tuleb meilipostkast koheselt peale töösuhte lõppemist sulgeda. Vastasel juhul töödeldakse töötaja ja potentsiaalselt ka kolmandate isikute isikuandmeid ilma õigusliku aluseta.
Teine oluline küsimus seoses lahkuva töötaja meilipostkastiga on küsimus, kas tööandjal on õigus lugeda lahkunud töötaja meilipostkastis saadetud ja saadud e-kirju. Nimelt võib töötaja meilpostkastis olla oluline tööalane informatsioon, mis on tööandjale vajalik töö korraldamiseks ning mida muul viisil salvestatud ei ole.
Mis puudutab töökohustuste täitmisega seotud e-kirju, siis need põhiõiguste kaitsealas ei ole, mistõttu tööandjal ei ole mingit takistust nendega tutvuda. Keerulisem on olukord, kui töötaja on töömeili kasutanud ka isiklike kirjade saatmiseks. Kui töötaja isiklikud e-kirjad ei ole ka mingil moel tööalastest e-kirjadest eristatud või tähistatud tekib oht, et töötaja eraelu puutumatust või sõnumisaladust rikutakse tahtmatult. Sellisest postkastist näiteks kuupäeva või ajavahemiku alusel otsingu tegemisel võib valikusse sattuda suure tõenäosusega ka erakirju. Andmekaitse Inspektsioon on selgitanud, et juba ainuüksi erakirjade saatmise-saamise kohta andmete vaatamine kujutab endast eraelu puutumatuse riivet. Kui tööandja ei ole kehtestanud ka mitte mingeid reegleid selle kohta, kas ja kuidas toimub tööandja poolt töötaja e-postkastist info hankimine, ei erine töötaja õiguspärane ootus erasuhtluse privaatsusele tema muudest e-postkastidest. Üksnes asjaolu, et erinevalt erapostkastidest asuvad sellised e-kirjad tööandjale ligipääsetavas kohas, ei anna õigustust nende uurimiseks. Seega ei ole tööandjal õigus ilma õigusliku aluseta töötaja isiklikke kirju lugeda. Kui töökohustuste täitmisega seonduvate e-kirjade otsimisel kogemata avatakse töötaja isiklik e-kiri, peab selle viivitamata sulgema ning töötajat ja puudutatud kolmandat isikut teavitama. Töötaja isikliku kirjaga seonduva info edasine töötlemine on keelatud.
Andmekaitse Inspektsioon on välja toonud ka mõned reeglid, mis aitavad kaasa töötaja ja kolmandate isikute eraelu ja sõnumisaladuse kaitsele ning vähendavad seeläbi tööandja riske.
- Tööandjal on võimalik kehtestada nõue, et tööandja domeeniga e-posti ei või töötajad kasutada isiklike e-kirjade saatmiseks.
- Kui töötajal on lubatud kasutada töö e-posti ka erasuhtluseks, võiks olla kehtestatud reegel, et erakirjad tuleb postkastist kustutada või tõsta spetsiaalselt loodud alamkausta, mis oleks selgelt eristatud nt pealkirjaga „Isiklik“. Alternatiivselt võiks erakirjade pealkirjad tähistada sellisel viisil, et tööandjal oleks võimalik juba pealkirja järgi aru saada, et tegemist on erakirjavahetusega.
- Töötaja e-postkastist info otsimise vältimiseks tasub tööandjal kehtestada nõue, et kogu vajalik info salvestatakse ka tööandjale (või teistele töötajatele) juurdepääsetavale andmekandjale.
- Kontorist eemaloleku ajaks peaks rakendama kontorist väljasoleku automaatvastust.
- Töötaja töölt eemaloleku ajaks võib ette näha e-kirjade automaatse edasi suunamise töötajat asendavale või töötaja enda poolt määratud teisele töötajale.
- Töötaja võib kokkuleppel tööandjaga määrata kindlaks teise töötaja, kellel on õigus töötaja e-postkasti tema äraolekul avada.
- Väljasaadetavatele kirjadele võib juurde lisada märkuse, et tegemist on ettevõtte tööalase e-posti aadressiga, millele saadetavat informatsiooni töödeldakse ettevõttes vastavalt kehtestatud sisekorraeeskirjadele. Kirja saajat aitab teavitada ka kirja alla lisatav standardiseeritud infolõik ettevõtte nime, kontaktandmete ning kirja saatja ametikoha kohta.
- Täpsustada tuleks töösuhte lõppemise korral töötaja poolt tööga seotud dokumentatsiooni üleandmise nõuet selliselt, et see selgelt hõlmaks ka töötaja e-postkastis olevaid tööalaseid kirju.
- Lisaks töötaja poolt e-posti kasutamise eeskirjadele tuleks reguleerida ka töötajale eraldatud e-postkastiga seotud tööandja enda õigused ning lisada infosüsteemi administraatorite jt töötaja e-postile juurdepääsu omavate isiku töölepingusse konfidentsiaalsuskohustus. Tööandja poolt töötajale eraldatud e-postkastist info hankimise kohta tuleks täpselt reguleerida, millistel asjaoludel seda teha tohib, kes toimingu teeb, kuidas toiming tehakse (sh vormistatakse), millal toiming tehakse (kas ühekordselt või regulaarselt) ja kuidas töötajat sellest teavitatakse.
Artikli autor: Kelli Varov
Artikkel ilmunud: RUP.ee